Ngày nay, các đơn vị cho thuê văn phòng ảo mọc lên như nấm, có những nơi cung cấp dịch vụ uy tín nhưng có nơi lại không đảm bảo chất lượng. Vậy nên, nếu doanh nghiệp lựa chọn phải những đơn vị cho thuê kém uy tín sẽ mất tiền oan mà dịch vụ không được đảm bảo. Sau đây là một vài kinh nghiệm thuê văn phòng ảo doanh nghiệp có thể tham khảo để đưa ra quyết định thuê văn phòng ảo của mình.
Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng ảo
Việc đầu tiên cần quan tâm đó là tìm hiểu đơn vị cho thuê văn phòng ảo là ai? Có đáng tin cậy hay không? Cần tìm kiếm thông tin về đơn vị cho thuê trên internet để xác thực độ tin cậy.
Xem đánh giá về bên cho thuê để tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra. Đồng thời, người cho thuê cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin về địa chỉ, giá cả, tiện ích,…
Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng
Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo cần được soạn thảo một cách chi tiết không có sự mập mờ trong các điều khoản. Tối thiểu là phải có các thông tin sau:
Hợp đồng phải có đầy đủ thông tin về bên thuê và bên cho thuê.
Giá trị thời gian của bản hợp đồng thuê văn phòng.
Chi phí thuê văn phòng, các khoản phát sinh.
Thông tin cụ thể về địa chỉ cho thuê văn phòng.
Các quy định về việc thanh lý hợp đồng.
Địa điểm đặt văn phòng ảo
Doanh nghiệp không nên thuê những văn phòng ảo có địa chỉ trong hẻm, khó tìm. Tuy văn phòng ở khu vực này giá khá rẻ nhưng sẽ làm giảm uy tín trong mắt đối tác. Nên ưu tiên chọn văn phòng ở mặt tiền đường, khu trung tâm và định vị được trên bản đồ.
Đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh về mảng du lịch, bất động sản và dịch vụ thì vị trí văn phòng cần phải được chú trọng. Chưa kể đến, Văn phòng ảo trang bị đầy đủ hệ thống thông tin liên lạc hiện đại giúp doanh nghiệp dễ dàng nhập và chuyển tiếp thư từ, điện thoại, fax… nhanh chóng, linh hoạt. Việc kết nối trực tuyến với khách hàng, đối tác cũng diễn ra thuận lợi dù chủ doanh nghiệp ở bất kỳ đâu với giá rẻ nhất.
Ngoài ra, trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng ảo thì người thuê cần tìm hiểu về tính pháp lý của tòa nhà đặt văn phòng. Để chính xác thì người thuê nên đến trực tiếp tòa nhà đó để kiểm tra kỹ hơn. Nếu tòa nhà vi phạm về mặt pháp lý sẽ làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Thời gian thuê văn phòng ảo
Đây là yếu tố thường bị người thuê văn phòng ảo dễ bỏ qua. Thông thường một hợp đồng thuê văn phòng sẽ có thời gian tối thiểu là vài năm và hợp đồng vô thời hạn. Nhưng tốt nhất người thuê chỉ nên ký kết hợp đồng thuê văn phòng 12 tháng. Đây là một mốc thời gian thích hợp để thay đổi môi trường làm việc và chuyển đổi mô hình thuê.
Đây là những điều mà người thuê văn phòng ảo cần lưu ý để tránh các trường hợp không mong muốn ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
